【意外と時間がない】突然の人事異動を受けた方へ、引き継ぎのコツ3選
「人事異動の内示を受けた。後任者の引き継ぎどうしよう？時間がない。」
「引き継ぎで何をやればいい？」
「後任者に引き継ぎで迷惑をかけたくない。」
といったことに対してお答えします。
こんにちは、おたけです。人事異動って大変ですよね。
突然言われて、自分の心の整理もつかぬまま後任者の引き継ぎも考えないといけないですし、大抵3月の初週に内示がありますから、実質引き継ぎ期間が1ヶ月です。とにかく時間がないです。
私は、20代後半で人事異動と転職を経験し、業務の引き継ぎをする側、される側の両方を経験しました。
今回は、その経験を元に、引き継ぎをスムーズに行うために知っていた方がいいことをまとめました。
この記事を読むことで、1ヶ月も無いという状況でもしっかりと引き継ぎをすることができます。
結論から言うと、この3つです。
- 言わずもがな、引き継ぎに時間がないのでまずはスケジュール作りから。
- 100%は業務を引き継ぐことはできないので、フォローがすぐできる体制をつくる。
- 引き継ぎ資料、マニュアルは、自分がその業務に携わった初期につまづいた点を加える。
それではいきましょう！！
目次
突然の人事異動を受けた方へ、引き継ぎのコツ3選
言わずもがな、引き継ぎに時間がないのでまずはスケジュール作りから。
人事異動は4月、10月に行われることが多く、内示に関しては約1ヶ月前に通知されます。
実際私は、3月の最初の週に内示を受けました。最初は、結構頭が真っ白になりますし、気持ちの整理がつくのに時間がかかります。
そうこうしていると、もう1ヶ月を切ってくるんですよね。
人事異動を受けてからの流れを下にまとめてみました。
- 内示を受ける
- 自分の気持ちの整理（なかなか整理がつかない）
- 人によっては引っ越しの準備
- 引き継ぎの資料作り
- 現在の部署、新天地の部署にあいさつまわり
といった感じです。
自分の気持ちも追いつかないのに、やることは多く、人事異動は大変な業務です。
まずは、やることを把握して1ヶ月も無い期間でどうこなしていくかを考えるとスムーズに動けると思います。
100%は業務を引き継ぐことはできないので、フォローがすぐできる体制をつくる。
どう頑張っても約1ヶ月で後任者に100%業務を引き継ぐことは不可能です。
このような問題に対してのおすすめの対処法は、異動後のフォロー体制をつくることです。
具体的には、引き継ぎ資料でも解決できない場合は、メールや電話で気楽にきける体制を作ります。
あらかじめ、自分から「緊急時は遠慮なく連絡をください」と伝えておくと、後任者も気を使わず、連絡がとれますし、なにより業務で致命的なミスを防ぐことに繋がります。
引き継ぎ資料、マニュアルは、自分がその業務に携わった初期につまづいた点を加える。
人によっては、既存のマニュアルに少し追加するだけで済む方や、自分しかできない業務があったが故に、一から引き継ぎ資料を作らなければならない方もいると思います。
実際、私は後任者も引き継ぎも両方経験した身として、マニュアルも抜けがなく作ると言うのは無理があるということを学びました。
そういったなかでも、すごく救われたし、後任者の方から救われたという声が多かった資料作りのコツみたいなものがあります。
それは、自分がその業務に携わった初期につまづいた点を加えるということです。
つまずくポイントは、大抵自分だけではないです。
大きな理由としては、部署ごとにローカルルールというものが存在するからです。
マニュアルだけでは伝わらない、ローカルルールの部分を言語化して資料に書くといいです。
具体的にいうと、人事異動は経験者の異動になるので、その人は前の部署のやり方を基準に最初は行動します。
しかし、実際異動後の部署では、人も道具も考え方も違い、今までのやり方ではうまく行かなかったり、軋轢が生じることがあります。
今の部署では、何に重きを置いていて、どうしてこういう手順でやっているかまで引き継ぎ資料に追記すると、後任者の負担が減ります。
実際自分も過去にローカルルールで苦労しましたし、ローカルルールを引き継ぎ資料に書いたら後任者に喜ばれました。
是非おすすめです！！
まとめ：【意外と時間がない】突然の人事異動を受けた方へ、引き継ぎのコツ3選
いかがだったでしょうか？
人事異動の内示を受けてから目まぐるしいほど忙しくなります。
自分の気持ちの整理をつけるのにも大変ですし、それに加えて後任者の引き継ぎもしなければなりません。
しかし、この人事異動という人生にとっても大きな転換期にしっかり取り組めば、自分の成長につながります。
これは自分の経験からはっきりと言えます。
とはいえ、次の部署には本当に行きたくない、やりたくないという方もいると思います。そういった方への記事も用意してあります。
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ぜひ参考にしてみてくださいね！！
共に戦いましょう！それでは！！
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